Der Bestand an Aktenordnern in der Stadtverwaltung schmilzt momentan zusammen und Ordner mit bedrucktem Papier werden hier künftig die Ausnahme sein.
Der Hintergrund: Die Stadtverwaltung führt ab September die elektronische Akte, ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein. Die Ämter der Stadtverwaltung haben sich darauf in den vergangenen Wochen intensiv vorbereitet und einen Aktenplan erstellt. Dieser ist Voraussetzung für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems, erleichtert Kommunikation und Zusammenarbeit der Ämter.
Und natürlich bringt die digitale Verwaltung in erster Linie auch für die Bürger viele Vorteile mit sich. Sollten Einwohnerinnen oder Einwohner einer Stadt etwa nur am Wochenende zuhause sein, können Sie auch dann entsprechende Formulare digital ausfüllen und absenden, sodass sie nicht persönlich unter der Woche – zu den regulären Öffnungszeiten – vorsprechen müssen.
„Die Einführung des DMS in der Stadtverwaltung macht die Arbeit der Mitarbeiter zukünftig bürgerfreundlicher, effizienter und transparenter. Auch Vertreterregelungen und kürzere Kommunikationswege machen die Stadtverwaltung barrierefreier für die Bürgerinnen und Bürger“, führte Bürgermeister Ralf Hauboldt zum Mehrwert des Datenmanagements aus.
Die zu leistende Vorarbeit für die Digitalisierung der Stadtverwaltung kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Denn damit verbunden sind unter anderem auch Schulungen des Personals, technische Ausstattung und natürlich die Softwarelizenz für das ausgewählte Dokumentenmanagementsystem selbst.
Um die Stadt dabei zu unterstützen, übergaben am 25. August Digitalstaatssekretärin Valentina Kerst und Finanzstaatssekretär und CIO des Freistaats Thüringen, Dr. Hartmut Schubert, vor dem Sömmerdaer Rathaus einen Zuwendungsbescheid in Höhe von 153.595,42 Euro an Bürgermeister Ralf Hauboldt und Hauptamtsleiter Christian Haase im Rahmen der Förderung des Landes.
Bereits 2018 startete die Stadt die Planung zur Digitalisierung der Verwaltung. „Im selben Jahr wurde die Entscheidung, zukünftig mit dem Programm ‚regisafe‘ zu arbeiten, getroffen“, blickte Christian Haase auf einen der wichtigen Prozesse innerhalb der Vorbereitung auf die Einführung der elektronischen Akte zurück.
Im Rahmen der finanziellen Unterstützung des Landes ist auch eine Personalstelle für die Umsetzung der Digitalisierung in der Stadtverwaltung förderfähig. So verstärkt seit 01. Juli André Sömmer das Team im Rathaus und dient als Ansprechpartner für die etwa 100 beteiligten Mitarbeiter:innen bei der Umsetzung des DMS.
Zum Termin der Übergabe des Fördermittelbescheides gab es von Bürgermeister Ralf Hauboldt und der Projektverantwortlichen Julia Ansorg zudem einen Einblick in die Arbeit des Zweckverbandes Allianz „Thüringer Becken“, dem Sömmerda, Straußfurt, Kindelbrück, Buttstädt sowie Rastenberg angehören. Diese Kommunen arbeiten alle an bürgerfreundlicheren Abläufen auch zwischen den verschiedenen Verwaltungen. So ließen sie eine gemeinsame App und Internetseite erstellen, die gastronomische Angebote, Ausflugsziele, Veranstaltungen, Unterkunftsmöglichkeiten und vieles mehr für alle Mitgliedskommunen zusammenfassen. Ein solcher Überblick ist auch über die digitalen Info-Säulen in Mitgliedskommunen des Zweckverbandes abrufbar.
Die Staatssekretäre schauten sich im Anschluss an den offiziellen Teil im Sitzungssaal des Rathauses die Allianz-Infosäule vor der Tourist-Information sowie den Spielplatz 2.0 im Stadtpark an. Auch diesen gibt es in verschiedenen Ausführungen in den Mitgliedskommunen (bis auf Rastenberg. Die Stadt stieß erst nach Umsetzung des Info-Säulen und Spielplatzprojektes zum Zweckverband).
Die genannten Projekte innerhalb des Zweckverbandes stehen für Digitalisierung und interkommunale Zusammenarbeit und stießen bei Digitalstaatssekretärin Valentina Kerst und Finanzstaatssekretär Dr. Hartmut Schubert auf großes Interesse.
