Sömmerda
Heimat im Thüringer Becken

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Datenaustausch mit der Stadtverwaltung Sömmerda

Regeln für den Dateiaustausch mit der Stadt Sömmerda

In der modernen Verwaltung gehört der Transfer von digitalen Inhalten zum täglichen Ablauf. Jedoch ergeben sich dadurch auch besondere Anforderungen an die Sicherheit, um Daten und Prozesse nicht zu gefährden.
Die Kommunikation per Mail bietet viele Vorteile für die tägliche Arbeit wird aber auch gern als Mittel zum Dateitransfer zweckentfremdet.
Aufgrund der besonderen Sicherheitsanforderungen an die digitale Kommunikation und die allgemeine Bedrohungslage durch Schadsoftware gibt es folgende Regeln und Hinweise für den digitalen Informations- und Dateiaustausch:

    Keine Office Dokumente per Mail

    Senden Sie uns keine Dateien im MSOffice-Format zu – Diese können wir aus sicherheitstechnischen Gründen nicht annehmen.
    Informationen können Sie gern im Textkörper der eMail schreiben, wofür dieser auch hauptsächlich vorgesehen ist. Sie müssen sich auch keine Mühe mit aufwendiger Formatierung machen (Farben,Schriften), denn die Mails werden beim Empfang in ein nut Text Format gewandelt.

    Quellenangaben

    Verwenden Sie für Ihre Designs keine Fotos, Grafiken, Schriftarten oder Formulierungen unerlaubt, die urheberrechtlich geschützt sind.
    Wenn nötig, fügen sie immer die entsprechenden Quellenangaben bei.

    Anleitungen oder Alternativen

    wie Sie Word Dateien direkt per PDF versenden sehen Sie hier

    Oder Wählen Sie einfach bei Datei die Option Speichern unter und wählen Sie unter dem Dateinamen den Dateityp, der im Normalfall PDF ist.
    Das bietet viele Vorteile, wie das einheitliche Aussehen auf nahezu allen Systemen (Schriften und Formatierung bleiben erhalten) oder die Verfügbarkeit kosteloser Viewer für alle Systeme und der Inhalt und die Formatierung des Dokuments kann nicht einfach manipuliert werden.
    Im Falle, dass Sie das Dokument durch uns bearbeiten lassen möchten, wählen sie z.B. den OpenDocument Typ.

    erlaubte Formate und Auflösung

    Sie können uns bis auf die eingeschränkten Office Formate Dateianhänge nahezu aller Formate zusenden. 
    Wir empfehlen PDF oder JPEG, PNG für Bilddateien.
    Mehrere Dateien können Sie gern als ZIP Archiv komprimieren.
    Bilder, die als Zuarbeiten für unser Amtsblatt gedacht sind sollte eine Mindestabmessung von 1200px pro Seite und müssen eine Aulösung von 300DPI haben.
    Wie sie diese Angaben für Ihr Foto prüfen, sehen Sie in diesem kurzen Video.
     

    Dateigrößen

    Eine Mail größer 10 MB (Megabyte) wird von unserem System unabhängig vom Inhalt automatisch abgelehnt. Die Grenze bezieht sich auf die gesamte Mail, so dass eine Mail mit einer 9,5 MB Fotodatei zb. schon größer als 10MB ist.
    Müssen Sie Dateien mit höheren Dateigrößen an uns übertragen, so nutzen Sie bitte Dienste wie Firefox Send oder setzen Sie sich mit uns in Verbindung.
    Ein Mitarbeiter wird Ihnen Zugang zu unserem Datenaustauschportal gewähren.